来場者管理システム(SGS)

豊富な実績とノウハウが成功の鍵!

プロアクティブの来場者管理システム(SGS)は数々の主催者様からご満足いただいています!

Smart Gate System(SGS)はイベントやセミナーにおける来場者情報をリアルタイムで把握・管理するシステムです。
データベースサーバーにて来場者情報を管理し、QRコードを組み込んだ参加証とデータベースを交信することで、主催者側の煩雑な業務と来場者側の複雑な手続きを解消します。

受付時間の短縮による運営の合理化が可能で、リアルタイムで来場情報がわかるため来場者へのアテンド対応がスピーディになり、両者の満足度をアップすることができます。

SGS の実績

現在までに386件の導入実績があり、運用ノウハウも豊富に蓄積されています。
当日には経験豊富なスタッフが出向き、イベント成功のサポートをいたします。

来場者はQRコードをかざすだけ。受付は3秒で終わります!

来場者は受付にて事前にお届けしたQRコード入り参加証(ネームカード)または携帯電話をQRコードリーダーにかざすだけ。

今までのように受付での名刺提示や記帳が不要となり、大切なお客様をお待たせすることはありません。

スムーズな受付で受付カウンター周りの混雑が解消され、ゆったりとしたお出迎えが可能となります。

来場者には挨拶メッセージを、受付にはご案内情報を表示

参加証の読み取りと同時に来場者用のディスプレイにはお名前入りのウェルカムメッセージを表示し、「いらっしゃいませ」の音声とともにお出迎えします。

受付スタッフ用のディスプレイには、受け付けた来場者の情報を表示。来場者個別のメッセージの登録ができるため、来場時にお伝えしたい情報を表示することができます。

スムーズな受付の中でも、個別にアテンドされているようなお出迎えと丁寧な対応でお客様の満足感を促します。

来場状況をリアルタイムでチェックして、イベントの全体的な動向を確認

現在の来場状況を会場内に設置された端末から確認ができます。

全体的な状況だけでなく、支社別・部課別でも確認できるためより詳細な状況を知ることができます。

専用のサーバーが常に更新されることで、リアルタイムの情報を得ることができ、すばやい対応につながります。

気になるご招待したお客様の来場状況。個別にメールでお知らせします

来場者が受付をすると同時に、事前に設定したその来場者の担当先(複数登録可)へ来場のご案内メールを配信します。

担当者のメールアドレスが登録されている場合、リアルタイムにそのアドレスへ送信しますので、大切なお客様とのスムーズなアテンドをサポートします。

それによりシステム化したアテンドだけでなく、迅速でより丁寧なアテンドを演出することができます。

迅速なアフターフォローのサポートいたします!

来場者の情報は受付情報と合わせてSmart Gate System (SGS)のデータベースにて管理されています。
そのデータをイベント終了後すぐに正確なデータとしてCSV形式で取得できます。

そのため、イベント終了後のお礼や案内状送付など、アフターフォローに有効活用いただけます。
また蓄積されたデータは来場者情報分析のための貴重な資料となります。

システム概要図

SGS の機能図解

導入事例

製薬会社 A社

A社では自社薬品の発表会や講演会など、ドクターをご招待するイベントを年間10本程度開催している。 ホテルを利用するなどご招待者が1000名を超える規模の大きなものもありイベントが多くのドクターとお話の出来る重要な営業機会の一つであった。
しかし実際にはご招待者がいつ来られたのかが分からず、営業担当者(MR)が会場を内を探し回ることも多く、タイミングよくご招待者に会えないことで営業機会として有効活用が出来きれていなかった。また、営業担当者が多く受付で待機していたり、会場内を探し回る事でイベント全体に落ち着きが無い雰囲気であった。

導入前の課題
  • 来場されると受付で御芳名帳にご記名頂く為、時間帯によっては長蛇の列ができご招待者をお待たせしてしまう場面が多くありました。
  • ご招待者をお迎えする為担当営業(MR)が受付に待機する為混雑し、ご招待者がいつ来場したのかが分からない・ご招待者の出欠が分からない・ご招待者に会えないという状況が見受けられました。
  • 講演会終了後の出欠確認に時間がかかり、参加のお礼が遅れてしまいました。
導入効果
  • QRコード入り名札を事前発送することで当日の記名が不要となり、受付に長蛇の列ができることもなくなりました。
    一方お迎えする営業担当者は、ご招待者が受付で、QRコードをかざす事で事前に登録した携帯アドレスにメールが配信されるので、受付で待機する必要もなくなり受付周りもスマートになりました。
  • 来場者情報は控え室に設置したPCにて閲覧可能な為、誰がいつ来たのか等をリアルタイムに確認できるようになり、効率もアップしました。
  • 来場者情報データはCSV形式にて即日~翌日に主催者様にお渡しする為、出欠確認も素早く出来、迅速なアフターフォローをすることができました。

A社ではSmart Gate System (SGS)で来場情報が即時に把握できた事で、ご招待者のアテンドがスムーズになり、受付での混雑も緩和された事でイベントのイメージもアップし講演会がより有意義な営業機会になった。

この商品に関連するサービス

お問い合わせ・資料請求はこちら

製品・サービスに関するご質問
お問い合わせ: 弊社へのご質問はこちらから
オンライン資料請求
資料請求: オンライン資料請求できます

TOP

Copyright © Proactive Inc. All Rights Reserved.