イベント・セミナー申込管理システム
EZ-Entry
EZ-Entryは、イベントの準備・運営をサポートするイベント受付システムです。
学会、セミナーをはじめ、イベントの申込みや参加票（参加証としても使用可能）の発行など、イベントの受付・管理業務を支援します。
イベントの申込フォームの設定など、お客様が自由に作成できます。
ボタンをクリックするだけで申込データを簡単にリスト化できるので、集計業務の手間が省け、スムーズな運営が可能です。
また、申込者本人が「キャンセル」や「申込内容の変更」を行うことができるため、電話などによる問い合わせを削減することができます。
主な機能
- イージーな操作で参加申込みフォームの作成
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トップページや申込フォーム、登録完了時のメールなど画面に沿って設定するだけで、簡単に申込画面が作成できます。
定員に達した際のオートクローズ機能など、申込関連業務がEZ-Entryで完結できます。
- 問い合わせ対応の時間の削減
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申込者自身で変更・キャンセルができるため、電話やメールなどによる問い合わせを削減することができます。
また、定員や期日になり次第、申込を自動で締め切ることができます。
- QRコード付き参加票の発行
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登録完了メールと同時にQRコード付き参加票を自動発行することができ、来場管理に活用いただけます。
参加者は、スマホや携帯電話に転送されたメールを受け取り、その画面を会場に持参するだけです。
弊社の来場管理システム「SGS」を併用することで、イベント当日の来場管理も可能になります。
- 柔軟なメール配信機能で運営をサポート
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メール一斉配信機能より、登録者全員に迅速かつ簡単に情報を一括で連絡することが可能です。
さらに、特定の個人やグループに対して個別にメールを送ることもできるため、きめ細やかなコミュニケーションが実現します。
これにより、イベントやセミナーの連絡事項を効率よく伝達できるだけでなく、参加者へのフォローアップやリマインダーの送信にも便利です。
ご利用の流れ
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STEP1
事前
主催者
管理画面からイベント申込フォームを作成
- ※設定～受付開始まで弊社で設定代行可能
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STEP2
事前
申込者
イベント申込サイトから参加申込
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STEP3
事前
申込者
登録完了メール受信
- ※参加票の受け取りも可能
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STEP4
事前
申込者
申込内容のキャンセル・変更が可能
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STEP5
事前
主催者
申込状況を管理画面から閲覧・ダウンロード可能
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STEP6
当日
申込者
QRコード付き参加票持参
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option
来場管理
弊社パッケージシステム「SGS」と連携することで、イベント当日の来場管理がより便利に
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STEP7
事後
主催者
申込リストを元にアフターフォロー（アンケート依頼メール配信等）
EZ-Entry導入のメリット
導入前は、イベント申込の受付業務に多大な時間と労力を費やしていました。学会やセミナーなどでは、参加者のキャンセルや登録情報の変更などへの対応が発生するため、負担が大きかったです。
主催者
EZ-Entry導入後は、以下の効果が期待できます。
- ・問い合わせ業務の削減
- 申込者本人が「キャンセル」や「申込内容変更」ができるので、電話などによる問い合わせを減らすことができます。また、電話、ファックス、郵送の場合よりも通信費、郵送費を減らすことができます。
- ・登録情報の確認・集計が簡単
- 申込み情報の集計作業が不要となり、人手を介さずにリストになった状態で入手でき、申込者データベースとしてご活用いただけます。イベントごとの定員設定など、申込関連業務がすべてEZ-Entryの管理画面で可能です。
- ・QRコード付き参加票の発行
- QRコード付き「参加票」の発行で、イベント当日の受付を自動化できます。
導入前は、イベントへの申し込み手続きに時間がかかり、登録情報の変更にも手間がかかっていました。
申込者
EZ-Entry導入後は、以下の効果が期待できます。
- ・申込者の操作が簡単
- シンプルな画面のため、イベント申込が簡単にできます。インターネットにつながったパソコン・タブレット・スマートフォンがあれば、誰でも、何時でも、何処でも申込みが可能です。
- ・申し込みの変更・取消が申込者で可能
- 申込みの「キャンセル」などの問い合わせも、本人が「ウェブサイト」で行う事ができます。
- ・参加票の再発行機能で安心
- QRコード付き「参加票」を、ウェブサイトから発行でき、万一、紛失した場合でも、申込者自身で簡単に再発行ができます。
よくある質問
導入について
- どのような企業・団体が利用していますか？
導入事例を教えてください。 - 学会・学術大会を運営する団体が多いですが、それ以外のイベント主催企業、運営会社など幅広くご利用いただいております。
- 最短、どれくらいの日数で導入できますか？
- 設定代行がなければ、翌営業日には、ご使用いただけます。
設定代行をご依頼いただいた場合は、通常お申し込みから約10営業日で導入可能です。
お急ぎの場合は、別途お問い合わせください。
機能について
- 動作環境を教えてください。
- 各ブラウザの最新バージョンをお使いいただくことを推奨しています。
【推奨環境】Microsoft Edge 最新版、Google Chrome 最新版- ※動作環境に記載されているブラウザの種類は、ブラウザのサポート終了、改良などの理由により、予告なく変更される場合があります。
- データは、いつまで保存されますか？
- 契約期間までとなります。契約期間満了後、弊社規定およびタイミングにより物理削除を行います。
契約期間中の場合、お客様からの申請による削除も可能です。 - カスタマイズは可能ですか？
- 可能な限り、ご要望に沿えるよう、カスタマイズに対応しております。
希望の仕様や機能などございましたら、担当営業にご相談ください。見積もりは無料です。 - 支払い機能はありますか？
- EZ-Entryに支払い機能はございません。その分、シンプルにフォームを作成いただけます。
- 管理者として、システム操作はできますか？
- 主催者管理画面にて、申込フォームの作成、申込情報一覧、一斉メール送信、代理登録（新規登録・情報変更）などの操作ができます。
サポートについて
- 電話サポートは可能ですか？
- 運用マニュアルをお渡ししており、基本的に電話サポートはありません。
必要な場合は、別途ご相談のうえ、内容に応じて見積もりとなります。
セキュリティについて
- 通信は暗号化されますか？
- はい。通信はすべてSSLにより暗号化されます。個人情報の送受信も安全に行われます。
弊社パッケージシステム「SGS」とあわせてご利用いただくことで来場者管理を簡単に導入することが可能です。
来場管理システム「SGS」とは？ 創業以来MICEに特化し、その中でも学術集会（学会）や企業様主催のセミナー、イベントの開催・運営サポートを中核に5,000件以上の案件に携わってまいりました。
これらの実績・経験を元に、主催者様・参加者様のいずれにも満足いただけるよう、運営をサポートさせていただきます。
